„Тръст агро“ ЕООД отдава голямо значение на защитата на личната информация и компанията полага усилия, за да осигури тази защита. В много случаи дружеството взаимодейства с други дружества, които не действат сами, а чрез своите служители, представители или други лица, които имат правото да ги представляват или обвързват.
Това уведомление обяснява как „Тръст агро“ ЕООД обработва лична информация, която идентифицира или може да идентифицира физически лица („Лични данни“), представляващи или действащи от името на юридически лица, с които „Тръст агро“ ЕООД има отношения във връзка със сключването и изпълнението на договор.
Това уведомление за обработване на лична информацията е във връзка с договорни отношения, „Тръст агро“ ЕООД и Вашата компания
Кой обработва Вашите лични данни?
„Тръст агро“ ЕООД, със седалище и адрес на управление: гр. София, бул.“Симеоновско шосе“ 110, вписано в Търговския регистър под ЕИК:201231250 тел. +359 897 232 228, ел. поща office@trustagro.com и адрес за кореспонденция гр. Търговище, ул. „Александър Стамболийски“ 44, обработва лични данни като администратор на лични данни. „Тръст агро“ ЕООД определя целите за обработване на данните.
Какви лични данни обработваме?
За сключване и изпълнение на Договора, „Тръст агро“ ЕООД обработва Лични данни за поне едно от следните лица (всяко едно от тези лица се нарича по-долу „Лицето“):
1. Законен представител на Контрагента;
2. Представител по пълномощно на Контрагента;
3. Лице за контакт с Контрагента, изрично посочено като такова в Договора или от Контрагента; и/или
4. Служител на Контрагента, чиито служебни задължения са свързани или необходими за изпълнението на Договора.
Какви Лични данни обработваме?
Във връзка с Договора „Тръст агро“ ЕООД обработва следните групи Лични данни на Лицето:
o Идентификационни данни;
o Данни за контакт и кореспонденция;
o Данни относно правата на Лицето спрямо Контрагента и по Договора.
Конкретните данни от всяка група Лични данни са описани в Приложение № 1 (Лични данни).
Предвид различното качество на Лицето спрямо Контрагента и връзката му с Договора, „Тръст агро“ ЕООД може да обработва различна част от посочените Лични данни на Лицето за различни цели. Това е така, защото всяко Лице има различна функция за Контрагента или Договора. Например, законните представители са тези, които имат правото да обвързват Контрагента по закон, и за да установи дали един договор е надлежно сключен „Тръст агро“ ЕООД трябва да провери дали лицето, подписало договора, има правомощията да обвърже Контрагента. Законните представители или други служители на Контрагента може да са и лица за контакт и „Тръст агро“ ЕООД трябва да съхранява техните данни, за да може да влезе в контакт с Контрагента.
Някои от гореописаните групи Лични данни „Тръст агро“ ЕООД събира лично от Лицето или получава от Контрагента, докато други – „Тръст агро“ ЕООД събира независимо от публично достъпните регистри и източници на информация.
За какви цели обработваме Личните данни?
„Тръст агро“ ЕООД обработва Личните данни на Лицето във връзка с Договора. Конкретните цели, за които обработваме Лични данни на Лицето, включват:
o Установяване надлежното представителство на Контрагента по Договора;
o Сключване на валиден, законосъобразен и обвързващ страните Договор;
o Надлежно изпълнение на Договора
o Поддържане на връзка с Контрагента относно изпълнението на Договора
o Поддържане на активни търговски отношения с Контрагента
На какво правно основание обработваме Личните данни?
„Тръст агро“ ЕООД обработва Личните данни на Лицето на поне едно от следните правни основания:
o Обработването е необходимо за целите на легитимните интереси на във връзка с Договора. За да има легитимен интерес от обработването, е необходимо интересите или основните права и свободи на Лицето да нямат преимущество пред тези интересите на . В противен случай не обработва Лични данни на Лицето на това правно основание.
o Обработването е необходимо за спазването на законови задължения, които се прилагат спрямо . Например за издаването на фактура, законодателството изисква посочването на определени лични данни на представляващите страните по Договора.
o Обработването е необходимо за изпълнението на договор, по който Лицето е страна. Такъв ще бъде например случаят, когато обработва данни на законен представител или пълномощник, за да определи дали това Лице може законосъобразно да сключи договор, или когато Договорът предвижда обезпечение и Лични данни на Лицето, като законен представител, се обработват във връзка с това обезпечение.
Легитимните интереси на „Тръст агро“ ЕООД, заради които дружеството трябва да обработва Лични данни на Лицето, основно са:
• сключване на валиден и обвързващ Договор;
• реализиране на интересите и защита на правата на по Договора
• съобразяване с европейската политика и изисквания за управление на документите и договорните отношения с контрагенти на .
Посочените интереси на „Тръст агро“ ЕООД са признати като законосъобразни. „Тръст агро“ ЕООД е установило, че с оглед конкретните цели на обработване, „Тръст агро“ ЕООД може законосъобразно да обработва Лични данни на Лицето на това правно основание.
Как съхраняваме и обработваме Личните данни?
„Тръст агро“ ЕООД съхранява Личните данни за Лицето в електронна форма и/или на хартия. Освен това, „Тръст агро“ ЕООД поддържа бази данни с Личните данни на Лицето в различни софтуерни приложения, които ползва за управление на документооборота, водене на Счетоводство. Всички отдели съхраняват и обработват Личните данни на Лицето в защитена среда.
Достъп до Личните данни, които обработва „Тръст агро“ ЕООД, имат само тези служители на „Тръст агро“ ЕООД, които имат нужда от такъв достъп за постигане на гореописаните цели или за които законът изисква това. Тези лица включват ограничен брой служители от отдел Търговски, ограничен брой служители на отдел Изпълнение и отдел Финансово-Счетоводен, Финансов директор, Технически сътрудник-секретар.
Обработването на Лични данни може да включва събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, използване, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване. „Тръст агро“ ЕООД използва повечето от тези форми на обработване на Личните данни.
„Тръст агро“ ЕООД разполага и поддържа режим за защита на Личните данни, който осигурява ефективната и сигурна обработка на Личните данни на Лицето.
За какъв срок съхраняваме Личните данни?
„Тръст агро“ ЕООД съхранява Личните данни на Лицето докато Договорът има действие и/или „Тръст агро“ ЕООД има неудовлетворени претенции по него, както и за законовия срок определен по Закона за Счетоводството (чл. 12 – 10 години) и докато Лицето представлява или е лице за контакт по Договора.
С кого споделяме Личните данни? Предоставяме ли ги в трети страни?
„Тръст агро“ ЕООД не предоставя Лични данни на Лицето на други администратори или обработващи данните с изключение на компаниите от групата на „Тръст агро“ ЕООД. Други администратори нямат достъп до Личните данни на Лицето, освен ако не разполагат с това право по закон.
Възможно ли е допълнително разкриване на Личните данни?
Личните данни могат да бъдат разкрити от „Тръст агро“ ЕООД, при условие че това е позволено от закона, във връзка с корпоративно преструктуриране, продажба, прехвърляне на активи, вливане, сливане или друга форма на преобразуване, или друга форма на промяна в корпоративната или финансовата структура на „Тръст агро“ ЕООД или свързаните с него юридически лица.
Лични данни на Лицето могат да бъдат разкрити и за да се защитят жизненоважни интереси на Лицето, легитимни интереси на „Тръст агро“ ЕООД (освен ако пред тези интереси на „Тръст агро“ ЕООД следва да се предпочетат правата и свободите или интересите на Лицето, като субект на Личните данни) или когато, по преценка на „Тръст агро“ ЕООД, това е необходимо, за да може „Тръст агро“ ЕООД да спази приложимото право или да изпълни своите задължения по закон или да отговори на искания или въпроси от компетентни надзорни органи.
Защитени ли са Личните данни?
„Тръст агро“ ЕООД осигурява и поддържа подходящи технически и организационни мерки за защита на Личните данни на Лицето срещу неправомерен достъп или незаконосъобразно използване на Личните данни и/или срещу тяхното инцидентно загубване, изменение, разкриване, достъп и/или повреждане или копиране. Тези мерки имат за цел да осигурят продължителна защита и неприкосновеност на Личните данни. „Тръст агро“ ЕООД прави преоценка на мерките регулярно с цел постигане на постоянна сигурност на Личните данни.
Какви са права на Лицето във връзка със защитата на Личните данни?
При условията на закона, Лицето има следните права във връзка със защитата на своите Лични данни:
o право на достъп;
o право на коригиране;
o право на изтриване (право „да бъдеш забравен“);
o право на ограничаване на обработването;
o право на преносимост на данните;
o право на възражение;
o право на жалба до Комисията за защита на личните данни.
Повече информация за съдържанието на тези права дава Приложение № 2 (Права на Лицето). Лицето може да пристъпи към упражняване на правата с писмено съобщение до „Тръст агро“ ЕООД.
Как и кога Лицето може да възрази срещу обработването?
Лицето има право по всяко време и на основания, свързани с неговата конкретна ситуация, да възрази срещу обработването на Лични данни, отнасящи се до него. Повече информация за съдържанието на това право дава Приложение № 2 (Права на Лицето).
Лицето може да възрази в писмена форма с писмо до „Тръст агро“ ЕООД.
Имате въпроси?
За всякакви въпроси относно това уведомление Лицето може да се обърне на електронна поща: office@trustagro.com.
Какво става в случай на промяна?
В случай на съществена промяна в начина, по който „Тръст агро“ ЕООД обработва Личните данни на Лицето, и/или във видовете Лични данни, които обработва, и/или в който и да е друг аспект на предмета на това уведомление, „Тръст агро“ ЕООД ще уведоми Лицето за съответната промяна веднага, като даде на Лицето актуализирана версия на уведомлението.
Приложения, издаване и екземпляри?
Това уведомление включва Приложение № 1 (Лични данни) и Приложение № 2 (Права на Лицето), които са неразделна част от него. Настоящото уведомление се прави от „Тръст агро“ ЕООД до Лицето съгласно Общия регламент относно защитата на данните и се издава в два екземпляра. След като се подпише от Лицето, един екземпляр от уведомлението остава за Лицето, а другият е за „Тръст агро“ ЕООД.
Приложение 1: Лични данни
| Лични данни администрирани от „Тръст агро“ ЕООД | |
| Идентификационни данни: | Три имена, ЕГН, Номер на лична карта, Адрес по ЛК |
| Данни за контакт: | Адрес за кореспонденция, електронна поща, телефонен номер |
| Данни относно правата на Лицето спрямо Контрагента и по Договора | Законен представител, представител по пълномощно |
Приложение № 2: Права на лицето
| Права на субекта на лични данни | |
| Право на достъп: | Лицето има право да получи потвърждение от „Тръст агро“ ЕООД дали личните му данни се обработват от „Тръст агро“ ЕООД. Това включва правото на достъп до личните данни, правото да получи безплатно копие от данните (с изключение на случаи на прекомерни и повтарящи се запитвания), освен ако е предвидено друго в приложимите правила за защита на личните данни, както и правото на Лицето да му бъде предоставено описание на основните характеристики, свързани с обработването на личните му данни. |
| Право на коригиране: | Лицето има право да коригира или да поиска от „Тръст агро“ ЕООД да коригира, без ненужно забавяне, неточни, непълни или остарели лични данни, които се отнасят до него. |
| Право на изтриване (право „да бъдеш забравен“): | Лицето има право да поиска от „Тръст агро“ ЕООД изтриване на свързаните с него Лични данни без ненужно забавяне, когато е приложимо някое от посочените по-долу основания: (i) Личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани или обработвани по друг начин; (ii) Лицето възрази срещу обработването, както е посочено по-долу; (iii) Личните данни на Лицето са били обработвани незаконосъобразно; или (iv) Личните данни на Лицето трябва да бъдат изтрити с цел спазване на правно задължение по правото на ЕС, правото на държава членка или правото на друга държава. „Тръст агро“ ЕООД може да откаже да изтрие Личните данни на Лицето, ако обработването им е необходимо за: (i) за упражняване на правото на свобода на изразяването и правото на информация; (ii) за спазване на правно задължение, което изисква обработването, или за изпълнението на задача от обществен интерес; и/или (iii) по причини от обществен интерес в областта на общественото здраве, за целите на научни или исторически изследвания, или за статистически цели; и/или (iv) за установяването, упражняването или защитата на правни претенции |
| Право на ограничаване на обработването: | Лицето има право да изисква от „Тръст агро“ ЕООД да ограничи обработването на личните му данни в следните случаи: (i) Когато оспорва точността на личните данни, както са предоставени от Лицето и обработвани от „Тръст агро“ ЕООД (ограничението е за определен срок, който позволява на „Тръст агро“ ЕООД да провери точността на Личните данни); (ii) Когато обработването е неправомерно, но Лицето не желае Личните данни да бъдат изтрити, а изисква вместо това ограничаване на използването им; (iii) Когато „Тръст агро“ ЕООД не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но Лицето ги изисква за установяване, упражняване или защита на правни претенции; (iv) Когато Лицето е възразило срещу обработването и очаква „Тръст агро“ ЕООД да провери дали законните основания на „Тръст агро“ ЕООД за обработването на Личните данни имат преимущество пред интересите на Лицето. Когато обработването на Лични данни на Лицето е ограничено от „Тръст агро“ ЕООД, „Тръст агро“ ЕООД ще информира за това Лицето предварително, както и преди да бъде отменено това ограничение на обработването. |
| Право на възражение: | По принцип Лицето има право по всяко време на основания, свързани с неговата конкретна ситуация, да възрази срещу обработването на Лични данни, отнасящи се до него. Лицето може да упражни правото само по отношение на обработването на неговите Лични данни, което се извършва от v за целите на легитимните интереси на „Тръст агро“ ЕООД и/или на другите дружества от „Тръст агро“ ЕООД групата. В случай че възражението е основателно, „Тръст агро“ ЕООД ще прекрати обработването на Личните данни относно възразилото Лицето, освен ако „Тръст агро“ ЕООД покаже, че съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите на Лицето. |
| Право на преносимост на данните: | Това право включва следните възможности: (i) да се получат личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат, за да бъдат прехвърлени на друг администратор, или (ii) да се получи пряко прехвърляне на личните данни на друг администратор, ако това е технически осъществимо. Предвид правното основание на което „Тръст агро“ ЕООД обработва Личните данни, приложението на това право спрямо Лицето е ограничено |
| Право на жалба: | Лицето има право да подаде жалба относно обработването на Личните му данни от „Тръст агро“ ЕООД до Комисията за защита на личните данни, която е компетентният държавен орган. |